Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumların faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun, üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan sistemdir. EBYS, kurumların arşivleme süreçlerini dijital ortama taşıyarak, verimliliği ve etkinliği artırmayı amaçlar.

EBYS’nin temel işlevleri şunlardır:

• Belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, saklanması ve erişilebilir kılınması
• Belgelerin türü, içeriği ve tarihçesi gibi özelliklerinin takibi
• Belgelerin yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından onaylanması ve imzalanması
• Belgelerin elektronik ortamda dağıtılması ve gönderilmesi
• Belgelerin arşivlenmesi ve saklanması

EBYS, kurumların aşağıdaki faydaları sağlamasına yardımcı olur:

• İş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır
• Belgelere hızlı ve kolay erişim sağlar
• Belgelerin güvenliğini ve gizliliğini sağlar
• Belgelerin arşivlenmesini ve saklanmasını kolaylaştırır

EBYS’nin kullanıldığı başlıca kurumlar şunlardır:

• Kamu kurumları
• Özel sektör şirketleri
• Eğitim kurumları
• Sağlık kurumları
• Bankalar
• Sigorta şirketleri

Türkiye’de, kamu kurumlarının EBYS‘yi kullanmaları zorunludur. Kamu kurumlarında kullanılan EBYS‘ler, Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından geliştirilen e-Devlet Kapısı üzerinden erişilebilir.

EBYS‘nin yaygınlaşmasıyla birlikte, kurumların belge yönetimi süreçleri daha verimli ve etkin hale gelecektir. Belgelere hızlı ve kolay erişim sağlanacak, belgelerin güvenliği ve gizliliği artırılacak ve belge yönetim maliyetleri azalacaktır.